【学校現場×定時退勤】時間を有効につかって仕事効率化を図る！

１日はみんな平等に２４時間あります。
ですが時間を効率良く使う人とそうでない人がいて、同じ２４時間なのに充実度が変わってきます。
仕事でも同じ時間を働いているのに効率的に仕事をする人と、そうでなく仕事をする人と様々です。
今回は時間を効率的に使って仕事をするにはどうしたら良いのかについて解説したいと思います。

１　綿密なスケジュール

まずは１日のスケジュールを時間単位で考えます。
そうすると「５分間空く時間がある」「１０時～１０時４５分まで手が空く」などが見えてきます。
そこを見つけることが重要です。
見つけたら今度はその時間でできることを考えます。
５分でできること、４５分でできること、１時間でできることと、今日の中でそれらの時間に対応できる仕事を考えます。
その時間になったら考えていた仕事をする。
それだけで効率的に仕事ができるようになります。
よく、「そんなことを考えていても突発的な仕事が舞い込んでしまったら？」と聞かれることもありますが、そうしたらその時間にその突発的な仕事をすればいいのです。
でもその突発的な仕事を終えたら、残り時間を使ってもともと考えていた仕事をします。
もともと考えていた仕事が終わらなかったら時間をずらして仕事をすればいいだけの話です。
「もし〇〇だったら？」
とできないことを考える前に、できる前提のことを考えていることの方が大切です。
そのときにできなければできなかったと割り切るだけです。

２　実働時間を減らす

実働時間を減らすというと仕事をしないように感じてしまうかもしれませんがそうではありません。
考えながら仕事をするというのは時間がかかるのです。
それを「考える」「仕事をする」に分けると実働時間が減ってきます。
例えば書類を作るとして、その書類の最初の文章に何を書こう。
次のところに〇〇を書こう。
終末には写真を載せよう。
など書くことをあらかじめ決めておいて、パソコンに向かったときには、主に指を動かす作業にしておきます。
考えながら仕事をするから遅くなるのです。
「そんな考えている時間がないよ」という場合は、通勤時間や廊下を歩きながらでも、考え事をしていて差し支えないときに考えます。

３　優先順位をつける

よく仕事が遅い人は優先順位をつけることが苦手と聞きます。
それって今やらなくていい仕事じゃない？という仕事は今はやりません。
１で考えた「空いた時間」の中でできそうなときにちょこちょこやっていきます。
最も優先順位が高い仕事は、自分がやらないことで誰かが迷惑になる仕事です。
自分のところで仕事をストップさせてはいけません。
また、会社でしかできない仕事、どこででもできる仕事に振り分けて、会社でしかできない仕事は高い優先順位としてすぐにします。
どこででもできるのであれば、極端を言えば家でもできるので、家であとでしてもいいのです。

４　一つの仕事を終わらせる

もう一つ仕事が遅い人の特徴として、いろいろな仕事を同時に取り掛かることです。
Aという仕事をしている途中にBという仕事をして、さらにCという仕事にも手をつける。
Cが終わっていないのに、またAという仕事に戻ってくる。
これでは大変効率が悪いです。
結果的にAとBとCの仕事をするのでも、２でも言ったように考えながらの仕事は作業を遅くします。
それなのに同時にABCの仕事をしたら、同時にABCのことを考えなければいけなくなります。
１つでも作業効率を下げるのに、同時に２つや３つのことを考えながらなんてあまりに効率的ではありません。
優先順位を決めて、ABCのどれかから１つ１つ終わらせながら仕事をしましょう。

５　まとめ

時間はすべての人に平等です。
同じ時間を仕事に費やすのであれば、効率的にやって楽しみの時間を増やしたいものです。
そのためにはどうしたらいいのか。

これらのことを考えながら仕事をするだけで、効率的に仕事ができるようになると思います。
ちょっとだけ考え方を変えてみるだけで、ずいぶんと楽になります。
余った時間を楽しい時間にあててみてください。