【仕事効率化×時間活用】超多忙な2学期に定時退勤するための時間活用術!

教育

1日はみんな平等に24時間あります。
ですが時間を効率良く使う人とそうでない人がいて、同じ24時間なのに充実度が変わってきます。
仕事でも同じ時間を働いているのに効率的に仕事をする人と、そうでなく仕事をする人と様々です。
今回は時間を効率的に使って仕事をするにはどうしたら良いのかについて解説したいと思います。


1 綿密なスケジュール

まずは1日のスケジュールを時間単位で考えます。
そうすると「5分間空く時間がある」「10時~10時45分まで手が空く」などが見えてきます。
そこを見つけることが重要です。
見つけたら今度はその時間でできることを考えます。
5分でできること、45分でできること、1時間でできることと、今日の中でそれらの時間に対応できる仕事を考えます。
その時間になったら考えていた仕事をする。
それだけで効率的に仕事ができるようになります。
よく、「そんなことを考えていても突発的な仕事が舞い込んでしまったら?」と聞かれることもありますが、そうしたらその時間にその突発的な仕事をすればいいのです。
でもその突発的な仕事を終えたら、残り時間を使ってもともと考えていた仕事をします。
もともと考えていた仕事が終わらなかったら時間をずらして仕事をすればいいだけの話です。
「もし〇〇だったら?」
できないことを考える前に、できる前提のことを考えていることの方が大切です。
そのときにできなければできなかったと割り切るだけです。

2 実働時間を減らす

実働時間を減らすというと仕事をしないように感じてしまうかもしれませんがそうではありません。
考えながら仕事をするというのは時間がかかるのです。
それを「考える」「仕事をする」に分けると実働時間が減ってきます。
例えば書類を作るとして、その書類の最初の文章に何を書こう。
次のところに〇〇を書こう。
終末には写真を載せよう。
など書くことをあらかじめ決めておいて、パソコンに向かったときには、主に指を動かす作業にしておきます。
考えながら仕事をするから遅くなるのです。
「そんな考えている時間がないよ」という場合は、通勤時間や廊下を歩きながらでも、考え事をしていて差し支えないときに考えます。

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3 優先順位をつける

よく仕事が遅い人は優先順位をつけることが苦手と聞きます。
それって今やらなくていい仕事じゃない?という仕事は今はやりません。
1で考えた「空いた時間」の中でできそうなときにちょこちょこやっていきます。
最も優先順位が高い仕事は、自分がやらないことで誰かが迷惑になる仕事です。
自分のところで仕事をストップさせてはいけません。
また、会社でしかできない仕事、どこででもできる仕事に振り分けて、会社でしかできない仕事は高い優先順位としてすぐにします
どこででもできるのであれば、極端を言えば家でもできるので、家であとでしてもいいのです。

4 一つの仕事を終わらせる

もう一つ仕事が遅い人の特徴として、いろいろな仕事を同時に取り掛かることです。
Aという仕事をしている途中にBという仕事をして、さらにCという仕事にも手をつける。
Cが終わっていないのに、またAという仕事に戻ってくる。
これでは大変効率が悪いです。
結果的にAとBとCの仕事をするのでも、2でも言ったように考えながらの仕事は作業を遅くします。
それなのに同時にABCの仕事をしたら、同時にABCのことを考えなければいけなくなります。
1つでも作業効率を下げるのに、同時に2つや3つのことを考えながらなんてあまりに効率的ではありません。
優先順位を決めて、ABCのどれかから1つ1つ終わらせながら仕事をしましょう。

5 まとめ

時間はすべての人に平等です。
同じ時間を仕事に費やすのであれば、効率的にやって楽しみの時間を増やしたいものです。
そのためにはどうしたらいいのか。

① 綿密なスケジュール
時間単位でスケジュールを立てて、自分が手の空く時間を把握する。
その時間を利用して、何か一つでも仕事をしてしまう。

② 実働時間を減らす
人は何かをしながらというのは苦手です。
だから考えながら作業するのは、あまり得意ではありません。
だから「考える」「仕事をする」に分けましょう。

③ 優先順位をつける
今やらなくていい仕事を今やらない。
自分がやらないことで誰かに迷惑をかけるものからやる。

④ 一つの仕事を終わらせる
同時にいくつかの仕事に取り掛からない。
考えながら仕事をしないというのと同じで、いくつかの仕事をするということは、いくつかのことを考えながら仕事をしています。
考えながら仕事をすることが1つでも効率的ではないのに、複数の仕事をするというのはおすすめできません。

これらのことを考えながら仕事をするだけで、効率的に仕事ができるようになると思います。
ちょっとだけ考え方を変えてみるだけで、ずいぶんと楽になります。
余った時間を楽しい時間にあててみてください。


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